Správa dokumentů

Systémy správy dokumentů se postarají o zatřídění dle třídících kritérií (metadat, tagů) a následně umožňují podstatně rychlejší vyhledávání, než je tomu v síťových složkách na sdílených discích. Můžete hledat dokumenty podle značek ( tzv. „tagů“ ), zadaných metadat nebo přímo pomocí slov z obsahu dokumentu. Včetně těch naskenovaných z papírové podoby. 

Kvalitní systémy správy dokumentů mají jednoduché uživatelské rozhraní, silné nástroje pro vlastní administraci a kvalitní workflow pro automatizaci procesů. Díky tomu se uživatelům zrychluje a zjednodušuje práce a jednotlivé týmy lépe komunikují mezi sebou. Zároveň díky možnosti přístupu lze tým rozšířit i o zákazníky, či partnery a efektivně spolupracovat bez emailových smrští, hádání, ve kterém emailu je ta správná verze a chyb vzniklých předchozím chaosem.

Návratnost systémů pro správu dokumentů se pohybuje od 2 do 8 měsíců, přičemž s počtem uživatelů roste rychlost návratnosti.

Propojení systému správy dokumentů je kriticky důležité a zrychluje návratnost investice. Je nezbytné, aby byl systém jednoduše provozovatelný ve firemním prostředí a běžní uživatelé používající standardní prostředí Microsoft Windows a Outlook mohli jednoduše systém používat.

Dále je dobré systém provázat s dalšími podnikovými aplikacemi, jako jsou ERP systémy a CRM (xRM) systémy.

Vítěz testu TopTenReviews systém M-Files je předurčen k širokému nasazení u různých typů podniků a odvětví právě díky nástrojům usnadňujícím integraci. M-Files lze snadno začlenit do vašich CRM a ERP systémů jako jsou Helios Orange, Helios Green, Pohoda, Abra, Microsoft Dynamics NAV nebo Intuo - Company  Intelligence.

Samozřejmostí je též úzká vazba na průzkumníka windows a aplikaci MS Outlook.